مدیریت کردن جلسات کاری سازمان‌ها

جلسات
سیاوش عزیزی

جلسات کاری سازمان‌ها و مدیریت آنها

کسب‌وکارهای آمریکایی به دلیل اشتباهاتی که در جلسات کاری‌شان مرتکب می‌شوند
،سالیانه چیزی نزدیک به ۳۷ میلیارد دلار ضرر می‌کنند؛ اما استیو جابز خوب مراقب بود تا اپل جزو این کمپانی‌ها نباشد. در ادامه قصد داریم سه راهکار عجیب‌وغریب این مدیرعامل افسانه‌ای را برای بالا بردن بازدهی جلسات کاری بررسی کنیم:

۱. جلسات را تا حد ممکن خلوت نگه می‌داشت.

کن سیگل، همکار قدیمی جابز،
در کتاب معروفش “به طرز وحشتناکی ساده”، توضیح داده که روش کار استیو به چه شکل بوده است.
دریکی از داستان‌های کتاب می‌خوانیم که جابز تصمیم گرفته بود با آژانس تبلیغاتی اپل جلسات هفتگی برگزار کند. دریکی از این جلسات یک‌مرتبه یک عضو تازه‌وارد دید. سیگل می‌نویسد:
استیو خشکش زد. نگاهش روی آن خانم که تنها مورد غیرعادی اتاق بود ثابت شد و گفت: “ببخشید شما؟” لوری در کمال آرامش توضیح داد که در پروژه‌های بازاریابی کمپانی نقش دارد و به همین خاطر به جلسه دعوت‌شده. جابز به صحبتش گوش داد، اما محترمانه از لوری خواهش کرد تا جلسه را ترک کند: “ازتون ممنونم! ولی به نظرم در این جلسه به حضورتون نیازی نیست.”
جالب اینجاست که جابز در مورد خودش هم تا همین حد سخت‌گیر بود؛ مثلاً یک‌بار که باراک اوباما از جابز دعوت کرده بود تا به همراه عده‌ای از غول‌های دنیای فنّاوری در محفلی گرد هم جمع شوند، استیو دعوت رئیس‌جمهور را رد کرد، چون احساس می‌کرد به حضورش نیازی نیست.

۲. مطمئن می‌شد مسئولیت هرکدام از آیتم‌های موجود در دستور کار به شخص خاصی واگذارشده است.

آدام لاشینسکی دریکی از مستندهایش که سال ۲۰۱۱ در خصوص فرهنگ‌سازمانی اپل تهیه‌کرده بود،
تعدادی از پروسه‌های رسمی مورداستفاده جابز که باعث شده بودند اپل به یکی از ارزشمندترین کمپانی‌های جهان تبدیل شود را موردبررسی دقیق قرار داده بود. یکی از اصولی‌ترین مفاهیم برای جابز، این بود که افراد بابت وظایفشان پاسخگو باشند؛ درواقع فرایندها طوری تعریف می‌شدند که همه می‌دانستند هرکس مسئول چه‌کاری است. لاشینسکی تعریف می‌کند:
“داخل کمپانی اپل، حتی برای این مفهوم، یک اصطلاح تخصصی هم ابداع کرده‌اند:
DRI، یا فرد مسئول مستقیم! معمولاً در جلسات کاری هم نام فرد مسئول مستقیم یا DRI را در برابر مسئولیتی که بر عهده دارد، در دستور کار می‌نویسند تا همه بدانند هر مسئولیتی بر دوش چه کسی است.”
یکی از کارمندان سابق اپل می‌گوید:”در بیشتر جلسات کاری اپل که بهره‌وری بالائی هم دارند،
دستور کار وجود دارد. در برابر هر کار هم نام DRI یا فرد مسئول مستقیم آن نوشته‌شده است.
معمولاً در اپل اگر به دنبال مسئول اصلی پروژه خاصی باشیم، این عبارت را زیاد می‌شنویم: “DRI ش کیه؟”
این فرایند به‌خصوص برای کسب‌وکارهای نوپا بازدهی بسیار بالائی دارد.
گلوریا لین که قبلاً در تیم آی‌پاد اپل کار می‌کرد و با این سیستم آشنا بود، بعدازاینکه سرپرستی تیم محصولات کمپانی Flipboard را بر عهده گرفت، این شیوه کاری را با خودش به آنجا منتقل کرد و بسیار هم موفق شد. گلوریا در سایت Quora نوشته: “یکی از ویژگی‌های کمپانی‌هایی که به‌سرعت رشد می‌کنند این است که علیرغم اینکه هزاران کار برای انجام دادن وجود دارد، کارهای حیاتی به خاطر بی‌مسئولیت بودن افراد به تعویق نمی‌افتند! دلیل اصلی این است که کارکنان واقعاً مشغله کاری دارند!البته اگر شغلمان را مثل فرزند دلبندمان دوست داشته باشیم، باجان و دل به آن اهمیت می‌دهیم و برنامه‌ریزی می‌کنیم تا کاری از دستمان در نرود.”

۳. به کارمندها اجازه نمی‌داد پشت پاورپوینت پنهان شوند

والتر آیزاکسون نویسنده کتاب سرگذشت استیو جابز می‌نویسد:
“جابز از ارائه مطالب به‌صورت رسمی متنفر بود؛ برعکس عاشق جلسات رودررو و آزاد بود.”
هر هفته چهارشنبه عصر با تیم بازاریابی و تبلیغاتی‌اش جلسات آزاد بدون دستور کار برگزار می‌کرد. جابز اصولاً اجازه نمی‌داد از اسلایدشو استفاده کنند چون دوست داشت تیم کاری‌اش بحث‌های داغ کنند و طرز فکر انتقادی داشته باشند، بدون اینکه نیاز باشد به فنّاوری متکی باشند. جابز به آیزاکسون گفته بود: “از اینکه آدم‌ها به‌جای فکر کردن، از اسلایدشو استفاده می‌کنند متنفرم. اصولاً منظور از ارائه مطلب این است که با مشکلی دست‌وپنجه نرم کنیم. کارمندها باید به‌جای نمایش دادن تعدادی اسلاید احمقانه، به‌صورت فعال برای مسئله موردگفتگو راه‌حل ارائه کنند و گزینه‌های موجود را روی میز بگذارند و درباره‌شان بحث کنند.
آدم‌هایی که می‌دانند درباره چه چیزی صحبت می‌کنند، احتیاجی به پاورپوینت ندارند!”

منبع:  businessinsider.com

بیشتربخوانید:رویکرد کوتوله پروری در سیستم مدیریت ایران و ویژگی های آن

یک دیدگاه بگذارید

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.


*